Le space planning ou l’aménagement d’espace est un concept novateur qui a commencé à être utilisé depuis les années 1990 et qui consiste en la réorganisation d’un plan d’implantation détaillé.
Aujourd’hui plus que 86% des salariés français admettent que l’aménagement de leur espace de travail influence leur bien-être au sein de l’entreprise et leur rendement, contrairement à l’open space qui est pour eux un « enfer », généralement parce que l’espace de travail est mal aménagé. Il ne suffit pas de poser seulement une machine à café ou des plantes en plastique dans tous les coins pour améliorer la qualité de vie des employés. De plus, de nos jours on mène un style de vie un peu différent à cause des nouvelles technologies qui impliquent automatiquement un besoin réel de s’isoler.
Le space planning consiste à organiser, sur plan avec des designs à la page, votre nouvel espace de travail.
C’est l’une des étapes les plus importantes d’un transfert d’entreprise.
Et suite à la réalisation d’un plan bien détaillé des futurs locaux, vous pouvez avoir une idée sur plusieurs organisations et les tester afin d’harmoniser vos espaces de travail, salle de réunion et réception.
Aménagement d’espace : comment planifier un space planning parfait ?
Avant de commencer à aménager votre espace, il faut que vous envisager ces deux étapes importantes :
- Les relations fonctionnelles ou hiérarchiques : L’organigramme d’une entreprise représente la répartition des tâches entre plusieurs services selon leurs rapports hiérarchiques ou fonctionnels, et la communication interne de la société.
Il est recommandé de concevoir un space planning permettant d’établir un schéma des relations fonctionnelles existantes entre les départements de l’entreprise et ses services. Ce schéma doit être fait avant de passer au « zoning »
- Le zoning : C’est le point principal pour un space planning efficace. Grâce à ce point on peut déterminer et positionner tous les espaces des services par grandes « zones » ou masses. Ces zones doivent respecter les règles de communication entre les différents départements et services (qu’on a définit dans le point précédent : les relations fonctionnelles) pour avoir un meilleur aménagement de l’espace de travail. Le schéma de votre zoning va du macro au micro-zoning,
- Macro-zoning : répartition des espaces collectifs et des services.
- Micro-zoning : répartition des postes de travail et cloisonnement.
N’oubliez pas d’envisager un espace pour le stockage de vos documents et boites d’archives.
Les avantages du space planning
Un des principaux avantages du space planning c’est d’avoir l’habilité d’organiser, sur plan, votre espace de travail lors d’un transfert ou même lors d’une rénovation. Les plans techniques associés permettent d’évaluer les coûts de votre projet de space planning car ils sont calculés au plus juste pour réduire les frais d’agencement.
Cependant, au delà des avantages financiers que procure le space planning, l’aménagement d’espace avec des bureaux agréablement conçus permettront à votre entreprise de garder ses talents et les fidéliser, ça leur donnera envie de passer du temps au travail.
De plus contrairement au concept de l’open space, les salariés n’ont pas un stress supplémentaire qui peut être causé par le sentiment d’être constamment surveillés par leur supérieur hiérarchique, être seul donne un sentiment de sécurité qui favorise la réflexion et donc l’émergence des idées.
Les bruits (les conversations, les appels téléphoniques, les bruits des claviers…) peuvent causer un risque de déconcentration d’où un rendement médiocre. Mais dans un espace bien aménagé, les risques de cacophonie (qui peut causer plus de fatigue au cours du temps) sont inexistants. Le rendement devient meilleur, aussi, l’intimité et l’espace personnel du salarié sont respectés.
Mes astuces space planning
- Aménagement de votre espace d’accueil : Avant de passer aux bureaux et autres pièces, il faut tout d’abord commencer par envisager un espace d’accueil chaleureux.
Étant la première chose qu’un client ou un client potentiel peut voir, votre espace d’accueil véhicule l’image de votre entreprise. Mais il ne faut pas oublier que c’est aussi un poste de travail à part entière et qu’il faut subvenir aux besoins des personnes qui y travaillent : espaces de rangements, mobilier de bureau…
- Aménagement de votre cuisine de bureau : L’heure du déjeuner est le moment de pause pour vos salariés, la cuisine de bureau doit être un lieu chaleureux et convivial pour assurer le confort de vos employés.
Mise à part qu’elle soit un espace d’échanges et de pause, la cuisine de votre bureau doit rester un lieu pratique où l’on peut se servir ou préparer un déjeuner rapidement.
Donc je vous conseille de la meubler soigneusement avec un frigo et un micro-onde au minimum et assez de chaises et de tables (même un canapé) pour que vos salariés puissent passer leur pause confortablement.
Les professionnels du space planning vous épargnent la tâche de ramener un plombier et des poseurs de cuisines compétents et vous aideront à travers leurs conseils pour votre aménagement (couleur de la pièce, couleurs des mobiliers, le choix pour les mobiliers de cuisine…)
- Cloison de bureau vitrée : vous êtes en train de faire votre plan de space planning et vous n’aimez pas le fait qu’il y a plein de murs qui rapetissent votre espace ? Alors pourquoi ne pas ajouter des cloisons de bureaux vitrées ? Faites poser des cloisons de bureaux, il existe deux types de cloison vitrée : simple et double vitrage, les deux types peuvent assurer une isolation phonique avec des coûts moins élevés, et c’est encore plus beau esthétiquement que des murs bruts.
Pour avoir plus d’intimité lors d’une réunion il vous suffit de baisser les stores à lamelle.
Et bien-sûr ne vous limitez pas et soyez créatifs en tout ce qui concerne le planning de votre espace de travail, ajoutez des pièces de confort/pause, et pourquoi pas une petite salle de yoga, surtout pour les entreprises qui sont dans les domaines bureautiques et que la majorité du temps des salariés sont assis sur des chaises.