La gestion de la facturation en tant qu’indépendant peut parfois être améliorée en changeant certaines habitudes. La facturation consiste, en effet, à matérialiser vos prestations et sécuriser vos transactions avec vos clients. Une gestion à la fois commerciale, comptable et stratégique qu’il faut bien maîtriser pour respecter les obligations légales et aussi penser à un développement d’entreprise toujours plus productif.
Conseil 1 : ne pas utiliser un simple tableur ou un éditeur de texte
Certains indépendants ou micro-entrepreneurs établissent leurs factures sur un tableur ou un éditeur de texte. Bien que cette démarche puisse paraître plus accessible en début d’activité, elle comporte plusieurs risques ou aspects négatifs :
- Non-respect des mentions obligatoires
- Erreur dans la numérotation des devis et factures
- Erreur dans les calculs
- Mise en page à l’apparence peu professionnelle
- Format à réadapter selon les prestations ou ventes désignées
Pour réduire ces risques et paraître plus professionnel, l’utilisation d’un logiciel de facturation demeure la meilleure des alternatives. Ces solutions sont paramétrées en amont afin d’inclure les mentions obligatoires liées à votre activité d’indépendant, d’effectuer les bons calculs (même pour les taxes applicables) ou encore de suivre l’ordre chronologique légal en matière de numérotation.
Les logiciels de facturation peuvent même aller plus loin pour améliorer la gestion de la facturation. Ils peuvent inclure des fonctionnalités intuitives ou automatisées facilitant le suivi de l’activité (aperçus évolution CA, aperçus impayés, édition de rapports,…), les échanges avec les clients ou encore des tâches comptables.
Conseil 2 : faire confiance à un logiciel de facturation en ligne
Au-delà des divers avantages des solutions de facturation, s’ajoutent aussi les avantages du logiciel de facturation en ligne. Ce logiciel est, par définition, accessible sur Internet et tous les documents liés à la facturation sont sécurisés et sauvegardés dans le Cloud. Pas de crainte de les perdre si l’ordinateur ou le moyen de stockage rencontre un problème. Les documents relatifs à la facturation deviennent aussi consultables, modifiables et transmissibles à tout moment, et depuis n’importe quel endroit en se connectant sur Internet. Les indépendants qui se déplacent régulièrement apprécient alors d’autant plus les atouts d’un logiciel de facturation en ligne.
Conseil 3 : suivre l’état de vos documents de facturation et vos règlements
Le logiciel de facturation inclus aussi des fonctions intuitives et pratiques de suivi de l’activité. Le logiciel de facturation en ligne habemoos, offre par exemple dès la connexion sur le compte de l’indépendant, une vision d’ensemble de l’activité. Les derniers devis et factures apparaissent avec clarté, caractérisés par un code couleur. Le chiffre d’affaires réalisé est visible dès ce premier écran suite à la connexion, et avec même la vue sur d’éventuels impayés. Un tableau de bord intelligent pour une meilleure gestion des tâches de facturation, et plus encore.
Conseil 4 : créer des rapports stratégiques pour votre développement
Comme évoqué plus haut, le logiciel de facturation peut comprendre des fonctionnalités pour éditer des rapports d’activités. Ces comptes-rendus d’activité, aussi accessibles gratuitement avec habemoos, peuvent être utiles à plusieurs niveaux et au-delà de l’aspect transactionnel et commercial de la facturation. Voici certains avantages stratégiques liés à cette fonction des logiciels de facturation :
- Identifier les clients qui vous apportent le plus de Chiffre d’affaires et savoir les récompenser pour les fidéliser
- Évaluer le temps de réalisation par rapport au tarif initial (relevés d’heures)
- Identifier les prestations ou les ventes les plus rentables
- Identifier les prestations ou les ventes les moins profitables et tenter de les améliorer ou préférer les abandonner pour se recentrer.
Véritable fonction stratégique, ces rapports liés à la gestion de la facturation, permettent alors d’évaluer les points forts et les points faibles de son activité d’indépendant pour devenir toujours plus performant.
Améliorer la gestion de la facturation en indépendant est à votre portée en faisant le choix d’utiliser un logiciel de facturation en ligne complet. La plateforme habemoos a pour atout de mettre à votre service les différentes possibilités abordées dans cet article, et plus encore, sans limitation, sans engagement et gratuitement.